Kurumsal iletişim birimi nasıl kurulur?

Bir kurum kurumsal iletişim birimi kurmaya karar verdiğinde ilk yaptığı şey genellikle birini işe almaktır. Masası hazırlanır, bilgisayarı gelir, e-posta adresi açılır. Birkaç hafta sonra koridorda biri ona sorar: “Sen tam olarak ne yapıyorsun?” Cevap hazır değilse birim daha kurulmadan dağılmaya başlamıştır.

Birim kurmak bir kadro açmakla bitmez. Kim neyi yazacak, kim onaylayacak, kurum kimin ağzından konuşacak, bunların hepsi ilk aylarda belirlenir. Belirlenmezse eski alışkanlıklar yerinde kalır, yeni birim de onların arasında sıkışır.

1. Önce bugünü görmek

Hiçbir kurumda iletişim sıfırdan başlamaz. Birim yokken de birileri duyuru yazıyor, sosyal medyaya paylaşım yapıyor, gazeteciye cevap veriyordur. Yola çıkarken bunları masaya koymak iyi bir başlangıç olur.

Hangi kanallar var ve kim yönetiyor? Son bir yılda kurum adına hangi metinler çıkmış, kim yazmış, kim onaylamış? Logo kaç farklı biçimde kullanılıyor? Bu liste, kurumun bugün nasıl konuştuğunu ilk kez bir arada gösterir. Çoğu zaman da şaşırtır.

2. Birimin nereye bağlı olduğu

Kurumsal iletişim birimi doğrudan üst yöneticiye bağlı olduğunda en iyi çalışır. Pazarlamanın, insan kaynaklarının ya da idari işlerin altına yerleştirilen bir birim zamanla bağlı olduğu birimin sesi olur. Kurumun tamamı adına konuşmakta zorlanır.

Mesele unvan değil, karar masasına yakınlık. İletişimden sorumlu kişi kararları alındıktan sonra değil, alınırken duyduğunda birim gerçekten işe yarar.

3. Görev tanımı

Birimin ne yaptığı kadar ne yapmadığının da yazılı olması işleri çok kolaylaştırır. Pazarlamayla, insan kaynaklarıyla, bilgi işlemle sınırlar nerede? Etkinlik organizasyonu kimin işi? Web sitesinin içeriği kimde, teknik altyapısı kimde?

Bu soruların cevabı yazılmadığında birim kısa sürede herkesin “bunu da sen yaparsın” dediği yere dönüşür. İlk yılın sonunda da asıl kurulma sebebi olan işlere vakit kalmaz.

4. Onay zinciri

Kurum adına çıkan her metnin bir yazanı, bir onaylayanı ve bir süresi olduğunda zor günler daha az zor geçer. Basın açıklamasını kim onaylar? Sosyal medya paylaşımı için kimin onayı gerekir, gerekir mi? Hafta sonu bir gazeteci arayınca kim cevap verir?

Bunların hepsi bir sayfalık bir tabloya sığar. Herkesin görebileceği bir yerde durduğunda, zor bir günde ilk açılan belge o olur.

5. Temel belgeler

Bir birimi ayakta tutan birkaç temel belge var:

• Kurumsal kimlik kılavuzu: Logo, renk, yazı tipi, şablonlar.
• Yazım kılavuzu: Kurumun nasıl konuştuğu. Hangi kelimeleri kullandığı, hangilerinden kaçındığı, hitap biçimi.
• Paydaş haritası: Kurum kimlerle konuşuyor, her biri için ne önemli, kim sorumlu.
• Yıllık iletişim takvimi: Kurumun bilinen tarihleri, dönemleri, etkinlikleri.
• Basın listesi: Güncel, kişi adıyla, konuya göre ayrılmış.
• Zor durumlar için hazırlık dosyası: Kim karar verir, kim konuşur, ilk saatte ne yapılır.

Bunların hepsi ilk ayda bitmez. Ama hangisinin hangi sırayla hazırlanacağını ilk ayda belirlemek sonraki ayları rahatlatır.

6. Kanalları toparlamak

Yıllar içinde açılıp unutulmuş sosyal medya hesapları, eski bir ajansın elinde kalmış şifreler, kimsenin güncellemediği sayfalar. Her kanalın bir sorumlusu olduğunda bu dağınıklık kendiliğinden azalır. Sorumlusu olmayan kanalı kapatmak da çoğu zaman en doğru karardır. Az kanalda düzenli konuşmak, çok kanalda ara sıra konuşmaktan iyidir.

7. Ölçmek ve raporlamak

İletişim biriminin yaptığı iş görünmediğinde ilk bütçe kesintisinde kendini savunmakta zorlanır. Her ay ya da her çeyrek yönetime sunulan kısa bir rapor bu yüzden önemli: neler yapıldı, basında ne çıktı, kanallar nasıl gidiyor, önümüzdeki dönemde neler var.

Rakam iyidir ama tek başına yetmez. “Çalışanlar yeni düzenlemeyi ilk kez bizden duydu” cümlesi bazen bir grafikten çok şey anlatır.

8. Ekibin büyümesi

Çoğu birim tek kişiyle başlar. Bunda bir sorun yok. İlk takviye genellikle içerik ve dijital kanallar için gelir. Sonra tasarım, sonra etkinlik ve paydaş ilişkileri. Her yeni kişi, görev tanımında yazan bir işin yükünü alır. Yeni bir iş icat etmez.

İlk 90 gün için kısa bir sıra

1. İlk ay: Envanter, yönetimle görüşmeler, görev tanımı ve onay zinciri.
2. İkinci ay: Kurumsal kimlik ve yazım kılavuzu, paydaş haritası, kanalların toparlanması.
3. Üçüncü ay: Yıllık takvim, basın listesi, ilk düzenli rapor.

Bu adımların her biri için kullanılabilecek şablonları Kurumsal İletişim Çalışma Kiti’nde bir araya getirdim.

Birim bir masayla kurulmaz. Kimin neyi söyleyeceğine karar verildiği gün kurulur.