Sponsorluk dosyası nasıl hazırlanır?

Bir sponsorluk dosyası çoğu zaman kendi hikâyesiyle açılır. Kurumun geçmişi, projenin ne kadar anlamlı olduğu, ihtiyacın ne kadar büyük olduğu. Dosyayı okuyan kişi ise başka bir soruyla oturur masaya: “Bu işin içinde biz neredeyiz?”

Sponsorluk bir bağış değildir. İki kurumun karşılıklı fayda üzerine kurduğu bir iş birliğidir. Dosya da bu iş birliğinin teklifidir. Ne istediğinizi değil, birlikte ne yapabileceğinizi anlatır.

1. Karşıdaki şirketi tanımak

Aynı dosyayı yirmi şirkete göndermek çoğu zaman yirmisinden de olumsuz cevap almak demektir. Şirketin son iki yılda neleri desteklediğine, sürdürülebilirlik raporunda nelerden söz ettiğine, hangi kitleye ulaşmaya çalıştığına bakmak, dosyayı hazırlamanın yarısıdır.

Sonra tek bir soru kalır: Bizim projemiz bu şirketin zaten anlatmak istediği hikâyenin neresine oturuyor? Bu sorunun bir cevabı yoksa o şirket doğru adres olmayabilir.

2. Projeyi tek cümleyle anlatmak

Dosyanın ilk sayfasında projenin ne olduğu tek bir cümlede yazdığında okuyan hemen yerini bulur. Kim için, ne yapıyor, ne zaman, nerede. Bunu tek cümlede söylemek zor geliyorsa dosya henüz hazır değildir.

İlk sayfada bir rakam olması da iyi olur. Kaç kişiye ulaşacak, kaç gün sürecek, kaç kentte yapılacak. Rakam, projenin büyüklüğünü sıfatlardan daha hızlı anlatır.

3. Dosyanın bölümleri

İyi bir sponsorluk dosyası kısadır. Sekiz on sayfayı geçmeyen, aşağı yukarı şu bölümlerden oluşan bir metin:

1. Proje: Ne, kim için, ne zaman, nerede. Tek sayfa.
2. Kitle: Projeye kimler katılacak, kimler izleyecek, kimler duyacak. Yaş, meslek, ilgi alanı. Mümkünse önceki yılların gerçek rakamlarıyla.
3. Görünürlük: Sponsorun adı nerede geçecek? Davetiyede, sahnede, basın bülteninde, sosyal medyada, web sitesinde.
4. Katılım: Görünürlüğün ötesinde sponsorun neler yapabileceği. Çalışanlarının gönüllü katılımı, müşterileri için özel bir etkinlik, içerik üretimi.
5. Paketler: Farklı bütçelere göre sunulan farklı katılım biçimleri.
6. Raporlama: Proje bittiğinde sponsora ne sunulacak.
7. İletişim: Karar verecek kişinin arayabileceği bir isim.

4. Paketler

Paketler genellikle altın, gümüş, bronz diye sıralanır. Bu sıralama sadece bütçeyi anlatır, içeriği anlatmaz. Paketleri sponsorun elde edeceği şeye göre adlandırmak daha anlaşılırdır: ana sponsor, program destekçisi, ödül sponsoru, çalışan katılımı ortağı.

Her paketin içeriği bir tabloda gösterildiğinde okuyan farkları tek bakışta görür: satırlarda karşılıklar, sütunlarda paketler.

En üst paketi net tanımlarken dosyada esnek bir alan bırakmak da iyi bir fikirdir: “Size özel bir iş birliği modelini birlikte kurmaya da açığız.” Büyük sponsorların çoğu hazır paket değil, kendi ihtiyacına göre şekillenen bir iş birliği ister.

5. Dil

Sponsorluk dosyası bir yardım talebi gibi yazıldığında karşı taraf onu bir bağış kararı gibi değerlendirir ve en düşük bütçeyi ayırır. Bir iş birliği teklifi gibi yazıldığında pazarlama, iletişim ya da insan kaynakları bütçesinden değerlendirilir.

“Desteğinize ihtiyacımız var” yerine “Birlikte şunu yapabiliriz” demek konuşmanın yönünü değiştirir. Karşı tarafın eksiği değil, kazanacağı fırsat anlatılır. Onlara işlerini anlatmaya gerek yok, pazarlama müdürü kendi kitlesini zaten iyi bilir. Anlatılması gereken, o kitleye bu proje üzerinden nasıl ulaşabileceğidir.

6. Görüşme

Dosya çoğu zaman bir görüşmenin kapısını açar. Görüşmede dosyayı yeniden anlatmak yerine karşı tarafı dinlemek çok daha verimlidir. Bu yıl neyin peşindeler, neyi denediler ve işe yaramadı, kimi ikna etmeleri gerekiyor?

Görüşmeden sonraki gün gönderilen kısa bir not, konuşulanları ve onlara göre şekillenen öneriyi iki paragrafta özetler. Karar çoğu zaman o notla verilir.

7. Asıl iş, anlaşmadan sonra başlar

Sponsorluğu imzalatmak zor. Yenilemek daha zor. Bir sponsorun ertesi yıl tekrar gelmesi, bu yıl söz verilen her şeyin yapılmasına ve bunun gösterilmesine bağlıdır.

Proje bittiğinde sponsora sunulan rapor ilişkinin geleceğini belirler. Kaç kişiye ulaşıldı, adı nerelerde geçti, basında ne çıktı, katılımcılar ne dedi. Fotoğraflar, haber bağlantıları, sosyal medya rakamları. Raporun son sayfasında gelecek yıl için bir fikir durduğunda konuşma kendiliğinden devam eder.

Bu raporu kimse istemeden gönderen kurum, ertesi yıl kapıyı çaldığında tanınır.

İlk yıl dosya ikna eder. Sonraki yılları rapor kazanır.